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如何用英語寫一篇專業的電郵

雖然電郵被視為是比一般商業信件沒有那麼正統,但在商業世界裏你根本不能讓你的文字看上去不太正統。電郵或許比較快捷和方便,但你的商業伙伴絕不會輕易原諒你的書信是那麼的隨便。不用怕! 看下去你便會發現到更多能使你提升寫作高水準商業電郵的秘密。


以問候作開始

以問候作電郵的開始永遠都是那麼重要的,例如"Dear Lillian,". 視乎那是拘束與否或你跟他/她的關係,你或許會用他們的姓氏或名作開端,i.e. "Dear Mrs. Price,".如關係比較沒有那麼拘謹的話你可說,"Hi Kelly," 如你是跟一家公司聯絡,不是個人的話,你可寫"To Whom It May Concern:"

感謝收件者

如你是要回覆客戶的查詢,你應在信的開端寫答謝的話。例如,某人對你的公司有些疑問,你可說,"Thank you for contacting ABC Company." 若某人已回覆你的電郵,你一定要說,"Thank you for your prompt reply.""Thanks for getting back to me." 如你能找出任何東西可答謝你收件人,請盡量做吧。這樣可使他/她安心,也可顯出你的誠意。

表明你的目的

但如果你要介入電郵溝通,或許那是免不了不說一句表示謝意的說話。取而代之,你可在開端表明你的目的。例如"I am writing to enquire about …""I am writing in reference to …" 在電郵的開端清楚地表明你的目的是非常重要的,然後再說電郵主要的內容。緊記要注意你的文法,串字和標點符號是否正確,及盡量寫簡明的句子以避免你的句子過於累贅。

結尾補充

在你寫完電郵之前,再一次感謝你的讀者與加少許有誠意的結尾語能使你的信件看上去更有禮貌。你可寫"Thank you for your patience and cooperation.""Thank you for your consideration."然後再寫,"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." "I look forward to hearing from you."

以下款作結尾

最後一個步驟就是用適當的下款與你的名字作完結。"Best regards," "Sincerely,," and "Thank you," 這些都是很專業的。盡量避免下款如 "Best wishes," or "Cheers," 這些都是比較沒有那麼拘謹和在個人書信常用的。最後,在你按"發送"鍵前,請再小心過目一次以確保你的電郵準確無誤!

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