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用英文寫一封很好的商業書信

英語是國際商業交流的通用語言,但你是否知道如何讓你的書面英語給別人留下深刻的印象呢?一封出色的英文商業書信將可能影響一筆生意的成功與否,所以趕快閱讀以下相關內容,成為一名寫作高手!


留下一個深刻的第一印象

在英文商業書信的開首,以salutation留下一個好印象,並確認收信人的名稱及職銜是正確的。例如:Dear Ms. Jones。如果你不知道他們的姓名,你可以使用Dear Sir or Madam

闡釋寫信的目的

在信的第一段,你應該闡過寫信的原由,例如:As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

寫作的由來

其實,英文商業書信有很多種類,例如:inquiry(查詢資料),request(要求或請求某人做某事),apology(道歉),complaint(投訴一些問題)。而這些不同種類的英文商業書信各自有不同的形和語氣。

請求的書信

如果你要寫一封請求信,你可以用Could you possibly... 或是 I would be grateful if you could...

發放壞消息

如果你想寫一些壞消息或者是道歉,那就應該用禮貌而得體的語氣,並詳細的說明有關的問題。例如:Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment.或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier

結束一封書信

在信中的最後一段中,你可以把一些closing remarks加進去,例如:Please contact us if you have any further questions。如果你需要加入附件等等,你可以用Please find enclosed... 或是I am enclosing...來結速這封信件。

留下聯絡資料

你可以在信的結尾處留下你的聯絡資料,例如:I look forward to seeing you next Thursday

結束一封書信

究竟如何close你的信件,要視乎你和收信人的關係。Yours faithfullyYours sincerely更正式的,而best regards是用於好朋友或是熟悉的人之間。

書信的簽名

在結束語後簽上你的signature(手簽的名字),然後在下面加上你的名字和你的職位。

檢查錯處

撰寫英文商品書信,覆檢是很重要的。你應該總是在你發送前仔細的 proofread你寫的信,看看有沒有語法,拼寫,或發音的錯誤。最後檢查一下你的信是否清晰,簡短,正確,謙恭,有說服力及完整。

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