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商業英語電子郵件:5種實用的指示器

寫商業信件通常比說還容易:你不必擔心發音,而且有足夠時間編輯你的信件內容。但是有一些規則當你寫信件的時候必須記得。這裡有一些小提示,緊記著會讓你的信件令人留下深刻的印象。


1. Know your email terms:英語電子郵件程序使用許多縮寫,而且如果你不知道它們,你的信件會問你的上司是否要增加到整個辦公室!

"Reply to all" 的意思是你的郵件將會發回覆給所有原來收到信件的人。在e-mail通訊錄的部分,"cc" (carbon copy)部分是基副本給你需要說明的人,在"bcc"的不人讓你謹慎地寄出副本–b的標準和為"blind" (隱藏)。

如果某人要你 "forward" 郵件,他們的意思是發送副本以轉寄的方式,有的時候縮寫為 "fw."

2. Use the Right Greeting:雖然寫給你朋友的e-mail開頭"Hey"很好,但最好不要以這種方式寫給潛在的客戶夥伴。在另一方面,用非常正式傳統的慣語如"Dear Sir" 是越來越過期的話。 最好是寫"Dear Mr. / Ms." 和對方的姓。當你和對方有相當的工作關係,你可以只是寫他們的名字(例如"Dear John")。

3.Keep it Short and Clear:當你使用其他的語言遇到複雜架構顯示出你的天份及教育,將你的英文電子郵件寫得清楚及有組織。清楚介紹你的寫這封電子郵件的目的在第一段然後明確的在每一段首句做介紹。使用一些字像是"first, second, next, and finally"來引導讀者你正在說明新的論點。你並沒有在電子郵件說明所有的細節。你總會在電子郵件結尾寫一些片語像是"If you have any other questions please feel free to contact me,"會引導你的讀者詢問你更多資訊。

4. Be polite and tactful:當你正在寫一封電子郵件要求一些事情最清楚的方式是,不論鞋子的運費有折扣或是工作面談,最好的方式是不要使用類似需求的字彙像是"I want." "I would like"過分有禮貌,及"I am interested in"是一個個很好的選擇當你要做一些最初的計畫書或是仍在想點子。

5. Always end the email correctly: "I am looking forward to your reply," "Thank you,""Sincerely"這些都是很好的方法讓你的讀者留下好印像。

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