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電郵禮儀

簡短扼要很重要!內容共分三段:1.說明重點;2.回覆/想說明的內容;3.未來執行方向或者收件人需要跟進的方法。


一封電郵只談一個主題內容,避免3個不同主題或點子,除非它們都在討論同一件事。

標示主旨說明此封電郵的重點。主旨使用'Information requested'(要求提供訊息)或'2010 data'(2010數據)皆不明確,建議使用'Sales report for quarter 1'(第一季銷售報表)或'Response: Issue about your broken TV'(回覆關於你的損毀電視問題)。

正確拼字很重要!現在市場上電郵信箱都有提供拼字校正或文法檢查,你可以複製電子郵件內容到文字處理器來檢查,雖然花時間,但絕對有益無害。

注意禮節。經常用請或謝謝的字眼讓人感受到感激之意。PLEASE DO NOT SHOUT AT ME!!! 運用大寫代表你'shouted'(大聲呼喊)著這些字。

對不認識的人稱呼先生/女士或博士,還可以使用'Sir'(先生)、'Mdm'(女士)或'To whom it may concern'(敬啟者)。

展現專業,工作用途,請避免帶有情感、可愛或搞笑的電郵地址。還有縮寫像是'OMG'(Oh my god:我的天啊)或'FYI'(For your information:僅供參考)這些都給人不夠嚴肅的印象。避免'SMS'(Short Message Service:簡訊)的縮寫及字母縮略字出現。

最後,填入'收件者:' 。最後填入電子郵件地址並再次確認郵件地址是否正確,已確保電郵在寄送前,惡意或不完整的內容錯誤產生。

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