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安排開會

當與某人開會時,視乎場合而定,你可能要表現得專業、正式、半正式或輕鬆。


b>正式及專業:

確認所有溝通都必須白紙黑字,透過傳真、電郵或傳統信件的方式。說明開會主旨、地點(衛星導航定位/地圖)、日期時間、出席者、特殊要求,及特別餐點要求,避免出席者有禁忌飲食。在開會前先與被邀請人確認是否出席。

確認預訂場地,提供你及出席者的特殊要求。還需要後續追蹤所有環節是否順利進行。並在開會前一天,以電話與出席者確認。如果會議是在中午或下午進行,可以在早上確認,也不失禮節。

半正式:

半正式會議仍然需要寄送邀請函,透過電子郵件或傳真提供開會主旨、地點(衛星導航定位/地圖)、日期時間。開會當天電話確認即可,如果會議在早上進行,可以在一前天與出席者確認,提醒他們做準備。如果會議有提供餐點,提供特別餐點要求,避免出席者有禁忌飲食。

輕鬆:

輕鬆的會議一般不需正式,因此當天以簡訊或簡短電話通知出席者即可。如果會議在早上進行,可以在一前天與出席者確認。

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